Vor allem über die Ersparnisse.
Was ist ein
papierloses Büro?
Das Wichtigste vorab: Das papierlose Büro beendet weitestgehend die Zettelwirtschaft aus Dokumenten und Notizen. Mit der Digitalisierung von Dokumenten wird also Ordnung und Effizienz in die Verwaltung gebracht – der Kern des papierlosen Unternehmens.
Warum reduziert das Arbeiten mit Papier die Produktivität, die operative Effizienz und warum kostet es Unternehmen ziemlich viel Geld? Weil Papier einfach umständlicher ist. Das papierlose Arbeiten bietet zahlreiche Möglichkeiten, mithilfe moderner Technologien ein hohes Maß an Ressourcen einzusparen.
- Primär gilt es, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Bewerbungsunterlagen etc. komplett digital abzuwickeln.
- Das Digitalisieren, Speichern und Archivieren dieser Unterlagen auf entsprechenden Datenspeichern verbessert die Arbeitseffizienz im Büro bzw. der Verwaltung und steigert die unternehmerische Produktivität.
- Es entsteht zum Beispiel eine klare Struktur für schnelles und einfaches Ablegen, was wiederum das spätere Auffinden von elektronischen Dokumenten erleichtert.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) kommen Sie in den Genuss all dieser und weiterer Vorteile. Das papierloses Büro ist der erste Schritt in Richtung der digitalen Transformation Ihres Unternehmens.
Was heisst eigentlich
papierlos?
Prozesse automatisieren
Manuelle Prozesse werden automatisiert. So wird beispielsweise ein passendes Dokumentenmanagementsystem etabliert, um abteilungsübergreifende einheitliche Workflows zu schaffen.
Digitalisierungssoftware
Mit der passenden Software für digitale Workflows können Sie jederzeit und überall mit jedem Gerät auf die Dokumente zugreifen. Dies ist insbesondere praktisch, wenn Sie über mehrere Standorte verfügen oder Ihre Mitarbeiter einen Remote-Zugriff benötigen.
Digitale Ablage
Akten, Ordner und Dokumente werden gescannt, indexiert und für einen einfachen Zugriff sicher in einem zentralen Verzeichnis gespeichert.
Dokumente digitalisieren
Dokumente in Papierform werden mithilfe einer Software in elektronische Dokumente umgewandelt.
Die Vorteile und Potenziale
eines modernen papierlosen Unternehmens
Durch die Digitalisierung von Dokumenten und interner papierbasierter Workflows können Sie so einiges einsparen und gleichzeitig Ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern: Sie werden schneller, agiler und kundenorientierter, somit produktiver in der Verwaltung.
Senkung der Kosten
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Speicherkosten
Durch die Digitalisierung von Daten, Akten und Ordnern besteht kein Bedarf mehr an teuren Lagerflächen für die Aufbewahrung von Papierdokumenten.
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Kopier- und Druckkosten
Beim papierlosen Arbeiten müssen Sie nicht mehr mehrere Kopien einer Datei zur Verteilung im Büro zu erstellen. Oder wenn Sie Post digitalisieren, können Sie mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagementsystems eine Kopie für den einfachen Zugriff an einem zentralen Ort aufheben.
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Kosten von Geschäftsprozessen
Mit der Transformation von manuellen zu automatisierten Workflows werden Geschäftsprozesse vereinheitlicht. So können mit digitalisierten Workflows Eingangsrechnungen schneller bearbeitet sowie Anschaffungskosten reduziert werden.
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Kosten für Sicherheit und Datenwiederherstellung
Die Sicherung Ihrer Daten an mehreren Orten ist einfach und kostengünstig. Eine Wiederherstellung dieser Daten ist noch einfacher und beeinträchtigt die Geschäftskontinuität nicht.
Gesteigerte Produktivität
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Prozesse werden beschleunigt
Wenn Inhalte durch eine digitale Ablage zentral gespeichert und korrekt indexiert werden, ist der Zugriff ganz einfach. Mitarbeiter müssen keine Zeit mehr auf die Suche nach diesen Dokumenten verschwenden und können Informationen unternehmensweit schnell weitergeben.
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Zeit wird gewonnen
Beispiel Rechnungsstellung: Die automatische Rechnungsbearbeitung und die digitale Belegerfassung werden durch eine automatische Verknüpfung mit relevanten Dokumenten wie Bestellungen, Frachtbriefen, Verträgen und mehr beschleunigt.
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Reibungsloser Informationsfluss
Durch die Integration eines Dokumentenmanagementsystems oder einer Customer-Relationship-Software stellen Sie Workflows sicher. Somit gelangt auch immer die richtige Information an den Anwender.
Sicherheit und Compliance
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Datensicherung
Die Sicherung Ihrer Daten liegt im Interesse des Unternehmens. Ohne Datensicherung riskieren Sie den Verlust geschäftskritischer Informationen, was die Geschäftskontinuität und die Kundenbeziehungen beeinträchtigen kann.
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Schutz vor Sicherheitsverstößen
Mit digitalen Systemen arbeiten Sie in einer Umgebung, die sich durch erhöhte Sicherheit auszeichnet: Durch die Verschlüsselung von Dokumenten und Kommunikation sind Sie besser vor Sicherheitsverstößen geschützt und können kontrollieren, wer Zugriff auf bestimmte Dateien hat.
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Einhaltung der DSGVO
Die Einhaltung von Compliance-Vorschriften wie z. B. der DSGVO wird erheblich einfacher. Zudem sind Sie für Notfälle besser gerüstet. Dank mehrerer redundanter Sicherheits-Backups können Sie Daten mühelos wiederherstellen.
Erhöhung der Nachhaltigkeit
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Auf Papier verzichten
Um ein einziges Blatt DIN-A4-Papier zu produzieren, werden immerhin zehn Liter Wasser verbraucht. Bei der Papierherstellung kommt noch der Verbrauch der Ressource Holz und die Entstehung von CO2 hinzu. Also tragen Sie mit Ihrem Verzicht auf Papier im Büro zum Umwelt- und Klimaschutz bei.
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Ökobilanz verbessern
Erhöhen Sie Ihre Ökobilanz noch weiter: Als digital aufgestellter Betrieb können Sie bei einer deutlichen Reduktion papierbasierter Dokumente auch auf Toner und Tinte verzichten.
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CO2 als Verkaufsargument
Ein verbesserter CO2-Fußabdruck wirkt nach Außen positiv und wird für immer mehr Interessenten und Kunden zu einem oft wichtigen Verkaufsargument.
Ihr Weg zum
papierlosen Unternehmen
Digitalisierung muss passen
Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie macht nur dort Sinn, wo sie Nutzen stiftet. Die Herausforderung liegt darin, die in ihr schlummernden Potenziale und Chancen in jedem Unternehmen so aufzuspüren, dass sie für das Unternehmen passen – und realisierbar sind.
Das Schöne dabei: Digitalisierung muss nicht auf einmal passieren. Viel besser ist häppchenweise. Dann lässt sie sich auch leicht verdauen. Aber wie fängt man an?
Das ist eine Frage, die Unternehmer aus der Innensicht heraus oft schwer beurteilen können. Die Antwort: mit einem Experten, der Ihr Vertrauen genießt. Einem Experten, der Ihnen einen Überblick über Ihre Möglichkeiten und Potenziale verschafft und dabei stets den Erfolg Ihres Unternehmens im Blick behält.
Weinrich als Spezialist für die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen entwickelt für Ihr Unternehmen ein maßgeschneidertes Realisierungskonzept, das nicht nur einen glasklaren Nutzen stiftet, sondern auch verhältnismäßig ist und Investitionssicherheit bietet.
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So realisiert Weinrich
Digitalisierungs-projekte
Wo in Ihrem Unternehmen die Verbesserungspotenziale liegen, ist von außen betrachtet viel leichter zu erkennen. Für Experten, die schon viele vergleichbare Unternehmen von innen gesehen haben, erst recht. Dennoch ist jedes Unternehmen anders, hat unterschiedliche Anforderungen und Prozesse. Deshalb gehört zu jedem Weinrich Digitalisierungsprojekt immer eine detaillierte Bestandsaufnahme. Und zwar mit allen betroffenen Abteilungen und mit den Mitarbeitern, die sich wirklich auskennen.
Das Ergebnis ist eine detaillierte Sicht auf Ihre Prozesse und Anforderungen. Deutlich werden z. B. Redundanzen, zu langwierige und intransparente Prozesse oder Stellen, die mit Arbeiten belastet sind, die kaum Wertschöpfung bringen. Weinrich erstellt daraus ein maßgeschneidertes Realisierungskonzept und empfiehlt Maßnahmen, die sowohl in Ihr Budget als auch in Ihre bestehende IT-Landschaft passen. Übrigens muss auch längst nicht alles umgekrempelt werden: Selbst analoge Prozesse können manchmal so gut funktionieren, dass eine digitale Adaption überhaupt nicht nötig wäre.
Anhand eines klar formulierten Umsetzungsplans erfolgt die Realisierung Ihrer Transformationsschritte. Weinrich vernetzt Ihre Mitarbeiter, Technologien und Kompetenzen so, dass sich Effizienz, Wachstum und bessere Kundenerlebnisse von ganz allein einstellen. Digitalisierung entlastet Ihre Mitarbeiter nachhaltig und schafft so den nötigen Freiraum, um das Unternehmen weiterzuentwickeln.
Dokumentenmanagementsystem oder Enterprise Content Management
Worin liegt der Unterschied?
Während ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sich um die sichere und effiziente Verwaltung von digitalen Schriftstücken kümmert, ist ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) medienübergreifend für den gesamten Unternehmens-Content zuständig. Das DMS ist ein Bestandteil des ECM, ECM geht über die bloße digitale Archivierung von Dokumenten hinaus. Es stellt ein umfassendes intelligentes Informationsmanagement dar.
Dokumentenmanagementsystem
Verwaltung elektronischer Dokumente
Unter diesem Begriff versteht man in der Regel ein IT-System zur Verwaltung und Verarbeitung elektronischer Dokumente. In dieser Definition geht ein Dokumentenmanagement-System über die elektronische Archivierung von Dokumenten hinaus, denn es lassen sich damit auch dokumentenbasierte Geschäftsprozesse digital steuern.
Enterprise-Content-Management
Verwaltung des gesamten Unternehmens-Content
Der Begriff des Enterprise-Content-Managements (ECM) geht über den DMS-Begriff hinaus, indem er sämtliche relevanten Daten und Informationen eines Unternehmens – also nicht nur Dokumente im klassischen Sinne – umfasst. In einem ECM-System können also sowohl Dokumente als auch andere Daten und Informationen digital gespeichert, verwaltet und weiterverarbeitet werden
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